Wikipedia, Docs y algunas plataformas más, hacen de este concepto algo más conocido. Wiki proviene de la misma palabra hawaiana que significa "rápido". Pero no sólo la rapidez en el flujo de la información es la principal ventaja de una wiki, también su bidireccionalidad y la actualización, haciendo partícipes a todos los que forman parte de ellas.
De esta forma, un wiki o una wiki (puede utilizarse indistintamente en masculino o femenino), es un entorno en el que es posible compartir una publicación, pública o privada para los participantes elegidos, y cada participante pueda modificarla. De este modo, la información se mantiene actualizada en todo momento sin necesidad de crear nuevas versiones.
El ejemplo más conocido: Wikipedia
En esta plataforma online, cualquier usuario puede modificar y añadir contenido. Esta participación hace que, a la vez que el contenido sea público y cualquiera pueda acceder a su modificación, sean los propios usuarios quienes enriquezcan la información, de modo que nunca quede obsoleta.
Aplicación a la empresa y el trabajo en grupo
En el caso de las empresas, el uso de wikis es especialmente interesante. Una forma de entender la utilidad es imaginar una situación empresarial. Imagínese una empresa que debe organizar un evento. Por un lado, se enviará un e-mail en el que se hable del comercio encargado de montar el escenario; en otro correo se remitirá la información relativa al equipo de sonido; otro correo electrónico hará referencia al catering; y así hasta innumerables correos. El problema se plantea cuando es necesario recopilar toda la información o localizar los datos relativos a cualquiera de estos servicios, un poco complicado si cada detalle se encuentra en un correo y puede venir de un destinatario diferente.
Con un wiki, el problema quedaría resuelto. Todos los encargados de llevar a cabo la organización, pueden editar un documento base en el que se vaya añadiendo la información. Por ejemplo, la persona encargada de buscar el equipo de música, crea el documento con la información que acaba de obtener; a continuación, el personal delegado para seleccionar el catering, añade la propia; y así con cada una de las partes necesarias para crear el evento.
La ventaja es evidente: información real actualizada en cualquier momento, compactada en un mismo lugar, compartida por todos y con sólo dos botones: editar y guardar. Esto es todo lo que se necesita saber del funcionamiento de un wiki. Lo mejor de ello es que con cualquier cambio, el documento se puede modificar y añadir las actualizaciones pertinentes, de modo que leyendo una sola vez el documento en su última versión, se puede conocer al detalle la situación.
Otras wikis y funcionamiento
Wikipedia, WikiSpaces o Docs de Gmail son algunos ejemplos de wikis, todos con un funcionamiento sencillo basado en solo tres funciones: crear un documento, editar y guardar.Independientemente de la plataforma, la máxima es la sencillez. Es el principal valor añadido de un wiki, dado que si aumentara su complejidad, se rompería su esencia, que es facilitar la actualización y la difusión de la información entre los destinatarios interesados.
Por tanto, basándose en esta sencillez, las plataformas utilizan un sistema básico que permite unas opciones muy concretas. La primera, es crear un documento nuevo, con una opción habilitada para ello. La edición suele funcionar como cualquier tipo de editor de textos, pudiendo añadir títulos, negritas y enlaces, e incluso fotografías en algunos casos. La segunda opción es la de guardar el trabajo y darle un título y la tercera, la de compartir con los usuarios interesados.
Dependiendo del tipo de wiki, es posible que en algunas plataformas sea posible definir los permisos para cada destinatario. Por ejemplo, permitir visualizar pero no editar, o comentar pero sin poder modificar el contenido, útiles en función del uso que se pretenda dar al contenido. Siguiendo el ejemplo de la organización de un evento en una empresa, será útil que todos los usuarios encargados de la organización puedan editar el documento pero quizás, cuando el documento esté finalizado y para hacerlo llegar a supervisores o directores, sea interesante indicar la opción solo de añadir comentarios y no editar para que la información no se distorsione.
Con todo ello, es posible entender que, aunque el término pueda resultar complicado las primeras veces que se lee o escucha, su utilización puede ser muy práctica, y el miedo a una aplicación desconocida tan sencilla terminará en el primer uso.
Para empezar a iniciarse en esta técnica, quizás la opción más sencilla sea Docs de Gmail. Si dispone de una cuenta en este proveedor de correo electrónico, al acceder a ella, podrá ver en el menú superior la opción Docs. Al clicar aquí, estará en un wiki y podrá empezar a experimentar con esta útil y sencilla invención.
